Obserwuj

Bądź na bieżąco z prawem samorządowym. Zamów bezpłatny cotygodniowy newsletter.






Działy:
  • Gospodarka komunalna

    W dziale "GOSPODARKA KOMUNALNA" publikowane są artykuły dotyczące spółek komunalnych oraz zakładów budżetowych, jak również artykuły dotyczące poszczególnych działów gospodarki komunalnej, w tym gospodarki odpadami komunalnymi, gospodarki wodno-ściekowej, transportu publicznego.

  • Podatki

    W dziale "PODATKI" publikowane są artykuły dotyczące podatków i opłat publicznoprawnych, m.in. dotyczące podatku VAT, podatku od nieruchomości, opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi i innych.

  • Finanse publiczne

    W dziale "FINANSE PUBLICZNE" publikowane są artykuły dotyczące szeroko pojmowanych zagadnień związanych z finansami publicznymi, m.in. artykuły dotyczące dochodów jednostek samorządu terytorialnego oraz dyscypliny finansów publicznych.

  • Zamówienia publiczne

    W dziale "ZAMÓWIENIA PUBLICZNE" publikowane są artykuły dotyczące problematyki zamówień publicznych, m.in. dotyczące sytuacji podmiotów komunalnych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Prezentowane są także najnowsze orzeczenie KIO oraz sądów w zakresie prawa zamówień publicznych.

  • Prawo cywilne

    W dziale "PRAWO CYWILNE" publikowane są artykuły dotyczące zagadnień cywilnoprawnych, m.in. umów oraz sporów przed sądami powszechnymi, których stroną są podmioty komunalne.

  • Nieruchomości

    W dziale "NIERUCHOMOŚCI" publikowane są artykuły dotyczące nieruchomości komunalnych oraz spraw związanych z innymi nieruchomościami, w których występują organy samorządu terytorialnego. Artykuły dotyczą w szczególności gospodarki nieruchomościami i planowania przestrzennego.

  • Procedury administracyjne

    W dziale "PROCEDURY ADMINISTRACYJNE" publikowane są artykuły dotyczące procedur, które prowadzone są przez organy samorządu terytorialnego. W szczególności artykuły dotyczą ogólnej procedury administracyjnej (KPA - Ordynacja podatkowa), procedury sądowoadministracyjnej, procedury uchwałodawczej oraz dostępu do informacji publicznej.

  • Ustrój

    W dziale "USTRÓJ" publikowane są artykuły dotyczące ustroju podmiotów komunalnych, w tym zagadnienia dotyczące statusu prawnego organów jednostek samorządu terytorialnego, związków międzygminnych czy radnych.

  • Inne

    W dziale "INNE" publikowane są artykuły związane z funkcjonowaniem podmiotów komunalnych, które ze względu na swoją tematykę nie zostały zakwalifikowane do innych kategorii.

26.09.2013

Wspólne zamówienia szansą na obniżenie kosztów

UWAGA: TEN ARTYKUŁ MA WIĘCEJ NIŻ 3 MIESIĄCE.
SPRAWDŹ AKTUALNY STAN PRAWNY LUB SKONTAKTUJ SIĘ Z AUTOREM.
drukuj mail Share

Sprawdzone rozwiązania

dla każdego samorządu.

przeczytaj

Zamawiający coraz częściej łączą swoje siły w celu wspólnego przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, dzięki czemu mogą uzyskać bardziej optymalne usługi lub lepszej jakości towary, jednocześnie obniżając swoje koszty.

Artykuł dostępny jest dla zarejestrowanych użytkowników

Zamawiający coraz częściej łączą swoje siły w celu wspólnego przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, dzięki czemu mogą uzyskać bardziej optymalne usługi lub lepszej jakości towary, jednocześnie obniżając swoje koszty.

Podobnie jak wykonawcy łączą się w ramach konsorcjum w celu zwiększenia swojej konkurencyjności, tak również zamawiający mogą wspólnie udzielać zamówień publicznych, uzyskując w zamian lepsze warunki cenowe i pozacenowe. Przy dużych ilościowo zakupach istnieje bowiem duże prawdopodobieństwo uzyskania najlepszych efektów w stosunku do poniesionych nakładów. Zjawisko to określa się jako tzw. efekt skali. Dzięki wspólnym zamówieniom, zamawiający mogą otrzymać duże upusty od dostawców, a także zwiększyć istotnie konkurencję pomiędzy wykonawcami, a także podnieść jakość usług i towarów. Trzeba mieć również na uwadze, że część największych firm może być zainteresowana jedynie zamówieniami o dużej wartości szacunkowej. Większe instytucje organizujące zamówienia publiczne mogą budzić większe zaufanie wśród potencjalnych wykonawców.

Oszczędności pojawić się mogą również w związku z obniżeniem kosztów samego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. W związku z faktem, że przeprowadzane jest jedno wspólne postępowanie, jego koszty dzielą się na wszystkich zamawiających. Można przy tym zoptymalizować wykorzystania potencjału osobowego przygotowującego postępowania przetargowe. Plusem jest również możliwość dzielenia się doświadczeniami pomiędzy zamawiającymi, co może pomóc w opracowaniu optymalnego wzoru dokumentacji przetargowej w sposób najpełniej zabezpieczający interesy wszystkich członków grupy. Istnieje również duża szansa na przyspieszenie w ten sposób procesu udzielenia zamówienia publicznego.

Istotą wspólnych zamówień jest tożsamość przedmiotu zamówienia. Podmioty zobowiązane do dostosowania ustawy Prawo zamówień publicznych [dalej jako: p.z.p.] mogą więc wykorzystać zamówienia grupowe zawsze gdy planują zakup podobnych usług lub towarów. Obecnie coraz częściej gminy decydują się na wspólne przeprowadzanie przetargów na wywóz odpadów komunalnych czy wspólny zakup energii elektrycznej. Przykładowo, ponad 4 miliony złotych zaoszczędzą gminy Gdańskiego Obszaru metropolitalnego, dzięki wspólnemu zamówieniu energii. Doskonałym przykładem wymiernych korzyści, które niesie ze sobą wspólne przeprowadzanie zamówień, jest również Grupa PKP. Z doniesień prasowych wynika, że dzięki wspólnym zamówieniom spółki wchodzące w jej skład zaoszczędzą ok. 14.6 miliona złotych. Tak duże oszczędności były możliwe dzięki przeprowadzeniu grupowych zamówień m.in. na dostawę kart SIM do telefonów, paliwa, samochodów, wody, papieru i materiałów biurowych, sprzętu informatycznego czy na usługi sprzątania lub usługi pocztowej. Również inne podmioty (w tym także z sektora prywatnego) korzystają z zamówień grupowych, tworząc grupy zakupowe skupiające przedstawicieli najważniejszych spółek wchodzących w ich skład. Zaliczają się do nich m.in. PGE, PGNiG czy PKN Orlen. Podmioty te są doskonałym przykładem na to, iż wspólne zamówienia również w praktyce przynoszą wymierne korzyści. Dlatego też warto, aby również mniejsze podmioty takie jak gminy, szkoły czy szpitale zaczęły aktywnie skorzystać z możliwości, które płyną z zamówień grupowych.

Możliwość przeprowadzenia wspólnych zamówień publicznych została przewidziana w art. 16 ust. 1 p.z.p. Należy przy tym wyraźnie podkreślić, iż ustawodawca nie wprowadził żadnych ograniczeń ze względu na rodzaj zamawiającego, co oznacza, że wszystkie podmioty zobowiązane do stosowania ustawy na podstawie art. 3 ust. 1 w p.z.p., mogą podjąć decyzję o wspólnym przeprowadzeniu postępowania i udzieleniu zamówienia. Nieistotna jest więc forma organizacyjno-prawna zamawiających czy przynależności do określonej struktury.

Ważne jest aby zamawiający chcący wspólnie przeprowadzić postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego zawarli porozumienie regulujące relacje pomiędzy nimi. Porozumienie to można porównać do umowy konsorcjum, które zawierane jest przez wykonawców. W porozumieniu powinny znaleźć się zapisy określające obowiązki poszczególnych zamawiających związane z udziałem w postępowaniu i udzieleniu zamówienia, w tym w szczególności rozliczenia finansowe pomiędzy nimi.

Precyzyjnie powinny zostać określone wymagania dotyczące samego przedmiotu zamówienia czy kryteriów wyboru najkorzystniejszej oferty. Ponadto w porozumieniu należy wskazać, kto odpowiada za przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w tym m.in. za obsługę administracyjno-biurową, powołanie komisji, powołanie biegłych, zapewnienie odpowiednich warunków do pracy komisji i biegłym, zamieszczenie ogłoszeń we właściwych publikatorach, przechowywanie dokumentacji przetargowej, czy innych czynności podejmowanych w trakcie postępowania lub podczas ewentualnego postępowania przed KIO lub właściwym sądem okręgowym. Zamawiający mogą uniezależnić dokonanie konkretnych czynności od zgody pozostałych zamawiających jak np. powołanie członków komisji przetargowej czy wybór pełnomocnika procesowego. Na marginesie należy wskazać, że ze względów praktycznych zasadne jest, aby w komisji przetargowej zasiadali przedstawiciele wszystkich zamawiających. W porozumieniu warto również wskazać, na podstawie jakich zasad będzie pracować komisja przetargowa. Przykładowo można wskazać regulamin obowiązujący u jednego z zamawiających.

W porozumieniu powinno się również znaleźć zobowiązanie każdego z zamawiających do zawarcia umów w przyszłości na warunkach wynegocjowanych we wspólnym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego. Warto również, aby zamawiający zdeklarowali, iż zabezpieczą środki na zakup w ilości wskazanej przez danego zamawiającego. Zawczasu powinno zostać określone, czy zawarta zostanie wspólna umowa, do której zawarcia zostanie upoważniony także zamawiający prowadzący postępowanie w imieniu pozostałych, czy też każdy zamawiający po uprawomocnieniu się wyniku postępowania będzie zawierał umowę samodzielnie we własnym imieniu. Na marginesie należy wskazać, że terminy rozpoczęcia świadczenia przez wykonawcę na rzecz poszczególnych zamawiających mogą się różnić. W przypadku gdy ma zostać zawarta jedna umowa z wykonawcą, należałoby określić w porozumieniu na jakich zasadach będą wykonywane obowiązki i uprawnienia z tej umowy np. co do płatności na rzecz wykonawcy, dochodzenia roszczeń z gwarancji lub rękojmi czy ewentualnych kar umownych.

Bezwzględnym wymogiem ustawowym warunkującym możliwość przeprowadzenia wspólnego zamówienia jest udzielenie jednemu z zamawiających odpowiedniego pełnomocnictwa do przeprowadzenia postępowania i udzielenia zamówienia w ich imieniu i na rzecz pozostałych zamawiających. Należy jednak wyraźnie podkreślić, że po udzieleniu pełnomocnictwa nie tracą oni statusu zamawiającego, gdyż udzielenie pełnomocnictwa ma jedynie uzasadnienie organizacyjne i służy uzyskaniu formalnej podstawy do wykonywania przez jednego z zamawiających czynności związanych przeprowadzeniem postępowania i udzieleniem zamówienia. Każdy z zamawiających w dalszym ciągu odpowiada za ewentualne roszczenie wykonawcy (np. o zapłatę ceny).

W doktrynie podnosi się, iż pełnomocnikiem zamawiających występujących wspólnie może być wyłącznie jeden z nich, a nie podmiot, który odpłatnie zajmuje się wykonywaniem czynności pełnomocnika. Niemniej jednak zgodnie ze stanowiskiem KIO, dopuszczalna jest sytuacja, w której zamawiający udzielający wspólnie zamówienia upoważnią wyznaczonego przez siebie zamawiającego do udzielenia pełnomocnictwa osobie trzeciej np. podmiotowi profesjonalnie zajmującemu się przygotowywaniem postępowań przetargowych w zakresie przygotowania i prowadzenia zamówienia (wyrok KIO z dnia 25.04.2013 r., sygn. KIO 827/13; KIO 832/13, LEX nr 1318137).

Wspólne zamówienia publiczne niosą ze sobą wiele korzyści zarówno dla dużych jak i mniejszych zamawiających. Poza optymalizacją kosztów postępowania i uzyskaniu niższych cen, dają możliwość na bardziej efektywne przeprowadzenie postępowania, a także na podniesienie jakości towarów i usług będących przedmiotem zamówienia. Biorąc pod uwagę fakt, iż ustawa stawia minimalne wymogi formalne dla przeprowadzania wspólnych zamówień, zamawiający powinni w każdym przypadku rozważyć czy bardziej celowe od organizowania zamówienia w pojedynkę, nie okaże się zawarcie porozumienia z innym zamawiającym, który również ma zamiar przeprowadzić postępowanie w celu uzyskania tożsamej usługi czy towaru. Na tym rozwiązaniu mogą skorzystać wszystkie strony porozumienia.

Sprawdzone rozwiązania

dla każdego samorządu.

przeczytaj

Autor artykułu

Maciej Wruk

radca prawny w Kancelarii Prawnej Dr Krystian Ziemski & Partners w Poznaniu, specjalizuje się w zakresie prawa cywilnego i gospodarczego ze szczególnym uwzględnieniem prawa zamówień publicznych

Więcej z Praktyki §

Wydarzenia PDS

Więcej wydarzeń

Sprawdzone rozwiązania

dla każdego samorządu.

przeczytaj